Stare recepty na archiwizowanie dokumentów powoli odchodza do lamusa. Ważne dla organizacji informacje coraz rzadziej zapisywane są na papierowych arkuszach z kilku bardzo ważnych powodów. Dokumenty trudno zorganizować tak aby znalezienie potrzebnych informacji nie przysparzało większych problemów. Magazynowanie sporej liczby papierowych dokumentów bywa czasami bardzo kłopotliwe. Do takiego sposobu magazynowania wszak niezbędna jest olbrzymia powierzchnia przystosowana do takich celów. Dobrym środkiem zaradczym na te wszystkie problemy jest archiwum elektroniczne
3. Ta zaawansowana technicznie ale prosta w obsłudze metoda arciwizowania danych pozwala na przejrzyste uporządkowanie dokumentów. Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia przejrzystą organizację przechowywanych dokumentów oraz szybki dostęp do nich. Na archiwum zakładowe składają się dokumenty zapisane w formie elektronicznej dzięki czemu ich magazynowanie i archiwizacja jest znacznie prostsza. Dzięki temu , że dokumenty przechowywane są w data center a nie w przepastnych szafach i szafeczkach, użytkownik zyskuje nie tylko możliwość natychmiastowego dostępu do informacji. Równie istotna jest również centralizacja dokumentów dzięki której do każdego dokumentu znajdującego się w systemie archiwizacji, może mieć dostęp jednocześnie nieograniczona liczba użytkowników. Oprócz tego takie archiwum zakładowe jest bardzo bezpiecznym rozwiązaniem. Wszystkie istotne informacje chronione są szeregiem zabezpieczeń, które sprawiają, że dany dokument może oglądać tylko osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia. Elektroniczna archiwizacja dokumentów przyczynia się do znacznego polepszenia obiegu dokumentów wewnatrz firmy.